Проект по экологической психологии

ISTOR_GLUK

Ситуация: В настоящее время в подавляющем большинстве районных государственных администраций внутренний и внешний документооборот происходит в бумажном виде. Формирование документов, разработка проектов, правка, рассмотрение различных версий и вариантов, хранение информации в большинстве случаев происходит на бумаге которая попадает в мусорные ведра. Большое количество отпечатанных листов является причиной попадания в воздух большого количества тонера из принтеров, что вредно для здоровья.

  1. Цели проекта:

 Разработать систему мотивов направленных на сокращение использования бумажных документов и адаптацию к альтернативным формам документооборота.

  1. Продолжительность проекта:   ~ 3 года.
  2. Целевая группа: сотрудники районной государственной администрации.
  1. Психологическое обоснование содержания проекта

4а)    Психологические причины возникновения и поддержания ситуации:

1) Склонность к наглядно — действенному и наглядно — образному типам мышления. При работе с ЭВМ и электронными вариантами документов  более необходим абстрактно — логический тип мышления.

2) Боязнь нового. В зрелом возрасте у многих людей снижается лабильность когнитивных процессов. Они не могут быстро перестроить свое мышление для оперирования незнакомыми доселе объектами.

3) Страх потерь и утрат. Неуверенность в сохранности. Бумага может потеряться и испортиться, но ее можно подержать в руках, на ней можно что либо написать или откорректировать. Информация в цифровом виде не доступна для непосредственного восприятия, «спрятана» в компьютере.

4) Общая  склонность к профессиям типа человек-человек и человек-знак, что часто исключает профессиональную направленность типа человек-машина.  Это очень мешает в освоении новых технических средств.

5)  В нашем случае, документ, как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, является системой знаков. Он отражает волю тех или иных людей и несет в себе образ действий, которые требуются ими от других людей. Бумажным документам уже несколько тысяч лет и они прочно вошли в сознание и культуру.

Многие работники начали пользоваться бумажными носителями в эпоху печатных машинок. В настоящее время, в большом количестве случаев, ЭВМ используется как печатная машинка и шкаф для хранения уже созданных документов. Передача и ознакомление с прототипами происходит на бумаге. Большое количество исправлений приводит к большому количеству испорченных листов.

4б)  В настоящее время существует много средств позволяющих сократить и вообще исключить бумажные носители:

1) Интернет, позволяющий передавать информацию за пределы здания организации в электронном виде при помощи почтовых серверов,

2)  Локальные сети, позволяющие передавать документы в пределах здания организации.

3) СЭД – системы электронного документооборота, позволяющие систематизировать и упорядочить все процессы ДО,

4) Электронная подпись с закрытым и публичным ключами.

Мотивы, установки и стереотипы.

Перечисленные средства  позволяют существенно увеличить производительность труда госслужащих. Облегчается поиск и хранение документов.

4в)  Для перехода на новый тип коммуникаций, в представлении людей должны произойти такие изменения: 

1)  Работники администрации должны осознать, что объектом их труда являются системы знаков а не носители на которых они зафиксированы.

2)  Также, они должны на практике почувствовать, что технические средства способны перенять некоторые важные функции сотрудников, взять на себя часть рутинной работы которая является наименее творческой и наиболее трудоемкой составляющей.

3)  Сотрудники должны получить достаточно полное представление о том, как в настоящее время развиваются автоматизированные системы управления и как это связано с продуктивностью работы государства.

  1. План мероприятий 
  • Провести психологическое исследование:

— профессиональной направленности сотрудников (типология профессий по Климову),

— тревожности (диагностика ситуативной и личностной тревожности Спилбергера).

  • Выявить в управлениях и отделах сотрудников способных включиться в новую систему в первую очередь, определить сотрудников включаемых в систему в последнюю очередь.
  • Определить круг лиц ответственных за внедрение новых технологий.
  • Определить порядок проведения занятий, посвященных теоретическим и практическим вопросам замены бумажного документооборота на электронный.
  • На сессии районного совета необходимо утвердить решение о выделении средств в размере 100000 гривен на покупку необходимого оборудования и программного обеспечения. (в настоящее время бюджет проекта заморожен в связи с сокращением расходов на содержание госаппарата).
  • Внедрение системы начать с аппарата райгосадминистрации. Подключить к серверу несколько рабочих мест. Оценить такие параметры:

— скорость адаптации сотрудников к новым условиям работы,

— изменение продуктивности их труда,

— отношение сотрудников к нововведениям.

7)  Поэтапно увеличивать  количество рабочих мест подключенных к системе электронного документооборота при этом наблюдая за продуктивностью работы и отношением сотрудников.

  1. Успех проекта можно оценивать по таким показателям:
  • Уменьшение расхода бумаги. Для этого необходимо взять данные о расходе в отделе финансово-хозяйственного обеспечения и узнать статистику исходящего мусора у уборщицы.
  • Увеличение количества электронных копий документов и, соответственно, увеличение их количества в процентном соотношении.
  • Увеличение продуктивности работы сотрудников. Измерить можно как мощность = работа/время.
  • Уменьшение среднего времени прохождения документа по полному циклу (инициатор – глава — начальник отдела – исполнитель – отчет инициатору )

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *